Rapat biasanya menghabiskan waktu bagi para peserta rapat, terutama yang kurang terarah dan tidak mencapai target agenda rapat. Bagaimana cara menyiasatinya ? berikut beberapa tips, yang mudah-mudahan bermanfaat :
1. Tentukan Agenda Rapat, dan siapkan Notulen Rapat atau minutes of meeting untuk ditindaklanjuti dan agar semua pihak patuh pada hasil rapat.
2. Tentukan siapa peserta rapat yang perlu hadir, yang tidak berkepentingan tidak perlu hadir, apalagi jika ia hanya akan membuat Agenda rapat jadi "mentah" lagi. bete kan ?
3. Tentukan jadwal rapat kapan dimulai dan diakhiri, meskipun belum semua peserta hadir.
4. Apabila informasi yang ingin diperoleh dalam rapat belum didapatkan, maka usahakan agar bisa dilakukan percakapan dengan saling memberikan timbal balik sehingga saling terbantu dalam permasalahan masing-masing pihak
5. Lakukan rapat secepat, se-efektif dan se-efisien mungkin, mengingat waktu adalah uang, dan hasil rapat harus segera dilaksanakan.
6. Hindari chit-chat berkepanjangan pada saat rapat, dan tetap fokus pada Agenda rapat. Lakukan chit-chat setelah rapat berakhir saja.
7. Hindari melakukan rapat apabila masih bisa mengirimkan update informasi proyek melalui e-mail kepada fihak yang berkepentingan
**dari berbagai sumber
No comments:
Post a Comment